Derfor bør samtalen om backup også handle om gendannelse. Her er fem spørgsmål, I kan bruge til at gennemgå jeres løsning med den IT-ansvarlige eller jeres leverandør.
1. Hvilke data er vigtige for arbejdsdagen?
Start med medarbejdernes opgaver. Hvilke oplysninger bruger de til at betjene kunder, finde ordrer, sende fakturaer eller gennemføre projekter?
Lav en liste over de vigtigste data og systemer, og notér, hvor de ligger. Det kan være mail, fælles dokumenter, en lokal server eller data i et brancheprogram.
En backupaftale bør forholde sig til de data, virksomheden faktisk er afhængig af. Sikkerdigital anbefaler at identificere forretningskritiske data og sikre, at de indgår i sikkerhedskopieringen. Læs Sikkerdigitals råd om backup.
2. Hvor meget arbejde kan I tåle at miste?
Forestil jer, at I skal starte arbejdsdagen med data fra et tidligere tidspunkt. Hvilke opgaver ville I skulle lave om? Og hvilke oplysninger ville være svære at genskabe?
Brug konkrete eksempler fra jeres virksomhed: dagens ordrer, en opdateret kundemappe eller ændringer i et projekt.
Spørg leverandøren, hvor ofte der tages backup, og hvor langt tilbage data kan gendannes. Få svaret for de relevante systemer, så I kan sammenholde det med behovet.
3. Hvor hurtigt skal I kunne arbejde videre?
Det er to forskellige opgaver at hente et slettet dokument og at genopbygge et helt system. Bed derfor om at få forklaret, hvad gendannelse indebærer i forskellige situationer.
Et nyttigt spørgsmål er: Hvis vores vigtigste system stopper i morgen, hvad gør vi så først?
Svaret kan blandt andet kræve en plan for kontaktpersoner, adgang til backup, nødvendigt udstyr og eventuel midlertidig drift. En enkelt fil og en hel server bør ikke behandles som det samme scenarie.
4. Er kopien beskyttet, hvis de øvrige systemer rammes?
En kopi skal også kunne bruges, når problemet rammer den daglige IT. Sikkerdigital anbefaler, at virksomheden eller leverandøren har en sikkerhedskopi, som ikke er forbundet til det daglige IT-system. Se anbefalingen.
Spørg, hvordan jeres konkrete løsning beskytter kopierne, og hvem der har mulighed for at ændre eller slette dem. Få også afklaret, hvem der reagerer, hvis en sikkerhedskopiering fejler.
5. Har I prøvet at gendanne?
En test bør vise, om de aftalte data kan hentes tilbage og bruges. Planlæg testen med den ansvarlige, så I undgår at påvirke de systemer, medarbejderne arbejder i.
Sikkerdigital anbefaler at afprøve gendannelse og kontrollere, at resultatet fungerer som forventet. Læs vejledningen om at teste backup.
Notér, hvad der blev testet, hvem der deltog, og hvilke opgaver der skal følges op på. Aftal også, hvornår løsningen bør gennemgås igen, eksempelvis efter større ændringer i virksomhedens IT.
En kort tjekliste til leverandøren
- Hvilke data og systemer er med i backup?
- Hvor ofte kopieres de, og hvor længe gemmes kopierne?
- Hvordan er backup beskyttet mod problemer i den daglige IT?
- Hvem følger op på fejl og starter en gendannelse?
- Hvornår har vi senest afprøvet, at de relevante data kan bruges igen?
Vil I have overblik over jeres backup?
Clouded IT hjælper med at gennemgå virksomhedens backup og muligheder for gendannelse. Vi tager udgangspunkt i jeres data og arbejdsdag og aftaler, hvad der skal undersøges og eventuelt afprøves.
Læs om IT-sikkerhed og backup, eller kontakt os om en gennemgang.