Det kræver mere end at få computeren tilbage. Her er en praktisk tjekliste til at planlægge forløbet sammen med den ansvarlige leder og jeres IT-ansvarlige.
1. Aftal tidspunkt og ansvar
Afklar, hvornår medarbejderens adgang skal ophøre, og hvem der godkender ændringerne. Det bør være en tydelig besked til den IT-ansvarlige, så der ikke opstår tvivl om dato eller tidspunkt.
Skriv også ned, hvem der overtager medarbejderens opgaver, og hvem der følger op på, at forløbet bliver afsluttet.
2. Find alle de relevante adgange
Start med mail og Microsoft 365, men gennemgå også brancheprogrammer, økonomisystem, fjernadgang og andre tjenester, medarbejderen har brugt.
Notér desuden eventuelle fælles konti og eksterne samarbejdsområder. En ændring i ét system lukker ikke nødvendigvis adgang i de øvrige.
For Microsoft 365 beskriver Microsoft blandt andet blokering af login og afslutning af aktive sessioner som dele af processen. Den konkrete fremgangsmåde bør håndteres af den autoriserede administrator. Microsofts vejledning om at afslutte adgang.
3. Beslut, hvilke arbejdsfiler der skal overdrages
Find de dokumenter og oplysninger, virksomheden har brug for til at fortsætte arbejdet. Ligger noget kun i medarbejderens OneDrive eller lokalt på en computer?
Aftal, hvilke arbejdsfiler der skal overdrages, hvor de fremover skal ligge, og hvem der må få adgang. Det bør ske med et klart arbejdsformål og efter virksomhedens regler for håndtering af personlige og fortrolige oplysninger.
I Microsoft 365 skal nødvendige data og den fremtidige håndtering af mail være afklaret, før en konto eller licens fjernes. Sletning kan påvirke, hvordan data og mail kan bruges bagefter. Se Microsofts samlede gennemgang.
4. Aftal håndteringen af mail
Skal kunder og samarbejdspartnere have en ny kontaktperson? Er der brug for et autosvar eller en anden godkendt løsning til fremtidige henvendelser?
Det er en beslutning, virksomheden skal træffe. Adgang til en tidligere medarbejders postkasse bør ikke automatisk gives videre til hele teamet.
Bed den IT-ansvarlige om at vurdere løsningen og de nødvendige licenser, før der ændres på kontoen. Eksempelvis er sletning af kontoen ikke en passende afslutning i alle opsætninger med delt postkasse eller videresendelse. Microsoft beskriver hensyn ved kontosletning.
5. Kontrollér udstyr og afslutning
Lav en liste over computer, telefon, opladere og andet udstyr, som skal afleveres. Aftal, hvem der modtager det.
Nødvendige arbejdsdata skal være håndteret, før virksomhedens udstyr klargøres til en ny bruger. En privat enhed kræver særskilt afklaring af, hvad virksomheden må og kan ændre.
Afslut med en kontrol af de aftalte adgange, filoverdragelsen og eventuelle udestående opgaver.
Tjekliste ved fratrædelse
- Tidspunkt og ansvarlige er aftalt.
- Relevante systemer og konti er gennemgået.
- Nødvendige arbejdsfiler er overdraget til godkendte personer.
- Håndtering af fremtidige mails er besluttet.
- Udstyr er afleveret og registreret.
- Adgange og udestående opgaver er kontrolleret efterfølgende.
Skal vi hjælpe med den tekniske del?
Clouded IT hjælper med at gennemgå brugere, systemadgange og arbejdsfiler. Vi udfører de aftalte ændringer ud fra virksomhedens godkendelser og konkrete opsætning.
Kontakt os om brugere og adgange, eller læs om Microsoft 365.