En enkel tjekliste gør det lettere for lederen og den IT-ansvarlige at forberede opstarten. Her er en praktisk rækkefølge, I kan tilpasse virksomheden.
1. Beskriv medarbejderens opgaver
Start med arbejdet frem for udstyret. Skal medarbejderen bruge økonomisystemet, arbejde med kundesager eller have adgang til projektfiler ude hos kunder?
Giv den IT-ansvarlige navn, rolle, startdato og en oversigt over de programmer og arbejdsområder, der er nødvendige. Aftal også, hvem der godkender adgangene.
Brug gerne en tidligere opstart som udgangspunkt, men kontrollér behovet igen. To medarbejdere med samme titel har ikke nødvendigvis brug for alle de samme oplysninger.
2. Afklar computer og arbejdsplads
Undersøg, om virksomheden allerede har egnet udstyr. En eksisterende computer kan måske klargøres til den nye medarbejder, mens andre opgaver kræver noget andet.
Tænk hele arbejdspladsen med: skærm, oplader, tastatur, mus og eventuelt headset eller dockingstation. Skal medarbejderen arbejde hjemmefra, bør det også indgå i forberedelsen.
Aftal, hvem der klargør udstyret, og hvornår det skal være færdigt. Kontrollér programmer og opdateringer inden udleveringen.
3. Opret den nødvendige bruger og licens
I Microsoft 365 skal den nye medarbejder have sin egen brugerkonto og de relevante licenser. Tildel adgange efter arbejdsopgaverne, og giv kun administrative rettigheder, når de er nødvendige. Se Microsofts vejledning om brugere og licenser.
Gennemgå også de systemer, der ligger uden for Microsoft 365. En oprettet mailkonto giver ikke automatisk adgang til virksomhedens andre programmer.
Aftal en sikker overlevering af loginoplysninger og hjælp til den første indlogning, herunder den ekstra loginbekræftelse, virksomheden bruger.
4. Afprøv en almindelig arbejdsopgave
Kontrollér mere end, om computeren kan starte. Kan medarbejderen sende mail, finde de relevante filer og åbne sine programmer?
Hvis arbejdet kræver printer, onlinemøder eller adgang uden for kontoret, så tag også det med i kontrollen. Det er lettere at opdage manglende opsætning før første arbejdsdag end midt i en kundeopgave.
5. Vis, hvordan virksomheden arbejder
En færdig computer er kun en del af opstarten. Vis medarbejderen, hvor fælles dokumenter skal gemmes, hvordan filer deles, og hvem man kontakter ved IT-problemer.
Fortæl også, hvordan mistænkelige mails og uventede loginanmodninger skal håndteres. Aftal en kort opfølgning efter de første arbejdsdage, så små problemer ikke bliver en fast del af hverdagen.
Tjekliste før første arbejdsdag
- Rolle, startdato og godkendelse af adgange er afklaret.
- Computer og nødvendigt tilbehør er klargjort.
- Brugerkonto, mail og relevante licenser er oprettet.
- Adgang til filer og øvrige programmer er kontrolleret.
- Første login og sikker loginbekræftelse er planlagt.
- Medarbejderen ved, hvor filer gemmes, og hvor hjælpen findes.
Har I brug for hjælp til klargøringen?
Clouded IT hjælper med at klargøre computere, brugere og adgange efter virksomhedens behov. Vi aftaler opgaven med jer, så det er tydeligt, hvad der skal være klar til opstarten.
Kontakt os om en ny medarbejder, eller læs om vores IT-konsulentydelser.