En fælles løsning begynder med at aftale, hvordan I vil arbejde med filerne. Derefter kan I vurdere, om SharePoint passer til behovet.
Hvad er forskellen på OneDrive og SharePoint?
OneDrive til arbejde er knyttet til den enkelte bruger og er velegnet til egne arbejdsfiler. SharePoint-teamwebsteder er beregnet til fælles indhold, som flere medarbejdere skal bruge og samarbejde om. Begge kan indgå i samme Microsoft 365-løsning. Se Microsofts vejledning om filopbevaring.
Det praktiske spørgsmål er derfor: Skal dokumentet følge medarbejderen, eller skal det være en del af virksomhedens fælles arbejde?
1. Find ud af, hvor filerne ligger
Lav en oversigt over de drev, mapper og cloud-tjenester, I bruger. Tag også lokale mapper på computere med, hvis de indeholder dokumenter, andre er afhængige af.
Udpeg en person fra hvert relevant arbejdsområde, som kan hjælpe med at vurdere indholdet. Det kan være svært for en IT-leverandør alene at afgøre, om en gammel projektmappe stadig er vigtig.
2. Aftal en struktur, medarbejderne forstår
Byg strukturen op omkring arbejdsopgaverne. Et mindre firma kan eksempelvis have fælles områder til administration, kunder og projekter, mens økonomi og personalesager har deres egne adgange.
Eksemplet er et udgangspunkt. Den rigtige opdeling afhænger af, hvordan jeres virksomhed arbejder.
Skriv også ned, hvor nye dokumenter skal gemmes, og hvem der vedligeholder strukturen. Ellers kan den nye løsning hurtigt blive lige så uoverskuelig som den gamle.
3. Afklar adgang og deling
Aftal, hvem der skal kunne se og ændre hvilke dokumenter. Tag særskilt stilling til filer, der deles med kunder eller andre uden for virksomheden.
I OneDrive og SharePoint kan I gennemgå, hvem et dokument eller en mappe er delt med. Gør kontrollen af adgange til en del af gennemgangen før og efter flytningen. Microsofts vejledning om deling og adgange.
4. Afprøv en mindre del først
Start gerne med et afgrænset område og nogle få medarbejdere. Kontrollér, at de kan finde, åbne, redigere og dele de aftalte dokumenter.
Undersøg særskilt mapper, som bruges af særlige programmer, og dokumenter med links til andre filer. De bør vurderes, før I beslutter at flytte hele indholdet.
Når I er klar, aftaler I tidspunktet for flytningen og fortæller medarbejderne, hvor de fremover skal arbejde. Gør det tydeligt, hvilken placering der er den gældende.
5. Skeln mellem synkronisering og backup
OneDrive-appen kan synkronisere ændringer mellem computeren og Microsoft 365. Det gælder også sletninger. Derfor er synkronisering ikke i sig selv en beskrivelse af jeres backup eller muligheder for gendannelse. Microsoft forklarer synkronisering.
Afklar særskilt, hvad der sikkerhedskopieres, og hvordan I får dokumenter tilbage, hvis noget går galt.
Det bør være afklaret før flytningen
- Hvilke filer skal flyttes, og hvilke kræver særskilt vurdering?
- Hvor skal nye fælles dokumenter gemmes?
- Hvem skal have adgang til hvilke områder?
- Hvordan skal eksterne personer kunne få adgang?
- Hvordan kontrollerer vi flytningen og mulighederne for gendannelse?
Har I brug for hjælp til at samle filerne?
Clouded IT hjælper med at gennemgå jeres filplaceringer og planlægge en Microsoft 365-løsning med en struktur og adgangsfordeling, der passer til virksomheden.
Læs om vores Microsoft 365-ydelser, eller kontakt os om jeres fælles filer.