Brug de fem spørgsmål her, når en mail virker uventet. De er hjælp til at vurdere beskeden, ikke en garanti for, at en mail er sikker.
1. Forventede I henvendelsen?
Passer beskeden til det arbejde, I er i gang med? Har I bedt om dokumentet, bestilt varen eller aftalt betalingen?
En uventet mail er ikke automatisk svindel. Men den bør give anledning til at stoppe op, især hvis den samtidig beder om adgangskoder, betaling eller en ændring af kontooplysninger.
Sikkerdigital anbefaler blandt andet at vurdere, om man bør modtage den pågældende mail, og at kontrollere usædvanlige anmodninger ad en anden vej. Læs Sikkerdigitals råd om phishing.
2. Hvem står faktisk som afsender?
Se på mailadressen, ikke kun navnet og logoet. Et velkendt navn kan vises sammen med en adresse, der ikke passer til virksomheden.
Selv en mail fra en kendt adresse bør vurderes ud fra indholdet. En rigtig konto kan også blive misbrugt. Kontrollér derfor en usædvanlig anmodning, selvom I tidligere har skrevet med afsenderen.
3. Forsøger beskeden at skabe hastværk?
Vær opmærksom, hvis noget skal ske med det samme, eller I bliver bedt om at springe virksomhedens normale godkendelse over.
Det kan eksempelvis være en betaling, som angiveligt skal gennemføres nu, eller en konto, der ifølge mailen lukkes, hvis I ikke reagerer.
Microsoft fremhæver falsk tidspres som et almindeligt tegn på phishing. Tag en pause og kontrollér henvendelsen, før I handler. Microsofts vejledning om phishing.
4. Kan anmodningen kontrolleres uden at bruge mailens links?
Åbn den tjeneste, I normalt bruger, via jeres kendte adresse eller bogmærke. Kontrollér, om der faktisk ligger en besked eller opgave til jer.
Ved ændrede betalingsoplysninger eller andre usædvanlige anmodninger kan I ringe til kontaktpersonen på et nummer, I allerede kender. Brug ikke et nyt nummer fra den mistænkelige mail som eneste kontrol.
Undlad at åbne links eller vedhæftninger i en mistænkelig besked. Et korrekt logo og et pænt sprog gør ikke i sig selv mailen troværdig.
5. Ved medarbejderne, hvem de skal kontakte?
Lav en enkel aftale om, hvor mistænkelige beskeder skal meldes. En medarbejder skal kunne få hjælp uden selv at skulle bevise, at en mail er falsk.
Brug den aftalte rapporteringsfunktion eller kontakt den IT-ansvarlige. Undgå at sende mistænkelige links rundt til kolleger for at få dem til at afprøve dem.
Har nogen allerede reageret på beskeden?
Kontakt jeres IT-ansvarlige hurtigt, og fortæl, hvad der skete: om der blev åbnet en fil, indtastet loginoplysninger eller godkendt en loginanmodning. Undlad at sende selve adgangskoden med.
Hvis der er overført penge eller udleveret betalingsoplysninger, skal den ansvarlige også kontakte banken hurtigt. Den konkrete indsats afhænger af hændelsen. Se Microsofts råd, hvis man er blevet ramt.
En kort huskeregel
Stop op, kontrollér henvendelsen ad en kendt vej, og spørg om hjælp ved tvivl.
Vil I have en tydeligere praksis for mistænkelige mails?
Clouded IT hjælper med at gennemgå virksomhedens mailopsætning og adgange og med at afklare en praktisk vej til hjælp, når en medarbejder er i tvivl.
Kontakt os om jeres mailsikkerhed, eller læs om IT-sikkerhed.