Sådan skifter I IT-leverandør – en praktisk guide til virksomheder

Her får I en praktisk rækkefølge til at planlægge skiftet sammen med den nuværende og den kommende leverandør.

1. Beskriv, hvad der skal blive bedre

Start med de problemer, I gerne vil løse. Det gør det lettere at vurdere, om en ny aftale passer til virksomheden.

Er det svært at få hjælp? Mangler I overblik over regningerne? Eller går de samme fejl igen, uden at nogen følger op?

Skriv tre ting ned, der skal fungere bedre. Eksempelvis:

• Medarbejderne skal vide, hvem de kontakter ved IT-problemer.
• Det skal være tydeligt, hvad den faste pris dækker.
• Der skal være en aftalt plan for backup og gendannelse.

Brug listen, når I sammenligner leverandører og tilbud.

2. Find systemerne og aftalerne frem

Lav en enkel oversigt over virksomhedens IT. Den behøver ikke være teknisk, men den skal vise, hvad I er afhængige af i arbejdsdagen.

Tag blandt andet mail, Microsoft 365, filopbevaring, brancheprogrammer, internet, netværk, printere og backup med. Notér også, hvem der leverer hver del.

Find de eksisterende aftaler og fakturaer frem. Afklar opsigelsesvilkår, licenser og eventuelle omkostninger ved overdragelsen, før I fastlægger datoen.

For cloud-løsninger bør I også afklare, hvordan I får adgang til data ved ophør eller leverandørskifte. Det er et punkt, Sikkerdigital fremhæver i sin vejledning om cloud-løsninger. Læs vejledningen.

3. Aftal en kontrolleret overdragelse

Den nye leverandør skal have de nødvendige adgange gennem en aftalt og sikker proces. Undgå at samle passwords i en almindelig mail.

Afklar især, hvem der administrerer virksomhedens domæne, mail, Microsoft 365, netværk og backup. Aftal også, hvordan virksomheden selv kan få adgang til sine systemer, og hvem der godkender ændringer.

Lav derefter en kort plan med opgaver, ansvarlige og tidspunkter. Hvis flere leverandører er involveret, skal det være tydeligt, hvem der følger op på hvad.

4. Skift leverandør og systemer i et aftalt tempo

At skifte IT-leverandør betyder ikke nødvendigvis, at alle systemer skal udskiftes samtidig.

En mulighed kan være at overtage den daglige support først og planlægge større ændringer senere. Skal mail, filer eller hardware flyttes, bør det fremgå som særskilte opgaver med deres egne kontrolpunkter.

Fortæl medarbejderne, hvad der ændrer sig, hvornår det sker, og hvem de skal kontakte. Aftal også, hvad I gør, hvis en ændring ikke går som forventet.

5. Kontrollér arbejdsdagen efter skiftet

Få relevante medarbejdere til at afprøve de opgaver, de normalt løser: sende mail, åbne fælles filer, bruge brancheprogrammer og printe.

Gennemgå desuden supportvejen, backupstatus og ansvarsfordelingen. Aftal, hvornår den tidligere leverandørs adgange kan fjernes, og hvordan udestående opgaver bliver afsluttet.

Skal vi hjælpe jer med at få overblik?

Clouded IT hjælper små og mellemstore virksomheder med at gennemgå deres nuværende IT og planlægge en overtagelse. Vi starter med jeres opsætning og behov og aftaler de næste skridt sammen.

Kontakt os om et leverandørskifte, eller se vores IT-konsulentydelser.